忘年会の案内を取引先にメールで送る。例文社外用いつまでに出す?

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忘年会の時期が近づくとやることがたくさんあって幹事さんは大変です。

中でも、取引先に送る忘年会の案内メールは、書き方間違ってないかな?とか気を使いますよね(;´Д`)

そこで今回は

◆忘年会の案内を取引先にメールで送る際に気を付けるポイント
◆社外に送る際の例文
◆案内メールはいつまでに出すのか

この3点についてお伝えします^^

忘年会の案内取引先へのメール気を付けるポイント

取引先にメールを送る際に気を付けるポイントは大きく分けて2つ。

1.わかりやすく
2.シンプルに

です。

これをもうちょっと細かくお話しますね^^

1.わかりやすく
まずは件名です。
件名にしっかりと「忘年会のお知らせ」というのが分かるように書きましょう。

この時期、どの会社もとっても忙しいです。
よくわからない件名だと、埋もれてみてもらえない可能性があります。

見落としだけならまだいいですが、万が一「自分だけお知らせが来なかった」となるとちょっと困ったことになりかねませんからね(;^_^A

しっかり見てもらえるように、件名は分かりやすく書く必要があります。

そして、絶対に見てほしい「日時と場所」
これがどこに書いてあるかわからなくならないように、しっかりと改行するなどして行間を空け、見やすさを意識しましょう。

場所に関しては、住所の他に、お店のURLもしくは地図のURLを貼り付けておくと迷う事がないのでおすすめです。

2.シンプルに
メールはだらだら長く書くと読む気が失せちゃいます。

もちろんあいさつ文は必要ですが、長くなりすぎないように書くことが大切です。

また、メール本文をシンプルにしようと案内文をPDFにして添付するという方法もありますが、わたし的にはこれはやめた方がいいかなぁと思います。

見た目は確かにいいんですが、このPDFって開く手間もあるし、返信もめんどくさいんですよね。

みんな忙しいので、とにかく簡単なのが一番です。

なので、メール1通で完結するように、かつシンプルにを意識することが大事です^^

忘年会の案内メール例文社外へはこう書く

必ず書かなきゃいけない事としては

☑忘年会開催のお知らせ
☑参加のお願い
☑日時・場所・参加費
☑出欠の連絡方法
☑返信の締切日

ですね。

これを入れてご案内メールを送る場合の例文をご紹介します。

件名:弊社忘年会開催のお知らせ

本文:〇〇株式会社 △△部 佐藤 様

□□株式会社 ◇◇部 鈴木です。
いつも格別のお引き立てをいただきありがとうございます。

今年も残すところ僅かとなりました。

日頃のお力添えに感謝いたしまして
当社主催の忘年会を下記の通り開催することになりました。

年末のお忙しい中、恐縮とは存じますが
ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。

なお、出欠に関しまして下記の部分をコピーしていただき
〇月〇日(月)までにご返信いただけると幸いです。
(ご返信先:メールアドレス)

ご不明な点などございましたら◇◇部 鈴木まで
ご遠慮なくお問合せください。

社員一同、佐藤様にお会いできるのを楽しみにしております。

————————————————————

日時:〇月〇日(金) 19時~21時
会場:会場名、住所、電話番号、HPがあればHP、会場地図のURL
会費:  円

————————————————————

——————-コピー部分————————-
□□株式会社 忘年会に

参加します    欠席します
(どちらか一方を消してください)

お名前:
会社・所属名:
————————————————————

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忘年会の案内はいつまでに出す?

忘年会のご案内は、できるだけ早く出すのが大事です。

出すタイミングとしては

開催日の約1ヶ月前、遅くても3週間前

には出しましょう。

忘年会シーズンは、お仕事がとっても忙しい時期です。
さらに他の忘年会などの予定も入ります。

なので、ギリギリではお相手の予定も埋まっている可能性が高くなってしまうし、「こんなギリギリに送ってきて・・・」とあまりいい印象もありません。

出来る限り早くご案内を送るようにしましょう。

可能であれば、詳細は決まっていなくても「このくらいの時期に忘年会する予定でいますよ~」という事を予告的に伝えておくのもおすすめです。

おわりに

取引先へのご案内という事で、ちょっと文章作成に気を使ってしまいますよね。
でもポイントを押さえておけば、難しいことないんです^^

テンプレート(例文)などもぜひご活用くださいね^^

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